南京信息工程大学外事接待管理办法(试行)

2012-12-21 13:15:51


 

为了进一步加强和规范我校外事接待工作,提高办事效率和服务质量,使我校国际合作与交流工作更加制度化、规范化,确保我校外事工作更规范地开展,根据国家有关政策法规和我校具体情况,特制定本办法,请各部门严格执行。
一、外事接待原则
各部门要严格遵守国家有关部门的外事规定,发扬爱国主义精神,维护国家主权和利益,维护民族尊严,严守外事纪律;坚持一切从实际出发,坚持务实原则,坚持平等、对等原则,坚持勤俭办外事;参加外事接待人员应做到热情、友好、不卑不亢,发现问题要及时请示汇报。
二、外事接待审批程序
1、国际合作与交流处暨港澳台事务办公室(以下简称国际合作与交流处)是学校外事工作归口管理和协调部门。学校各部门各单位进行外事接待时须遵守事前请示,事后汇报原则,在接待过程中要严格按照规定程序执行;
2、凡属学校邀请的国外或港澳台代表团、国外或港澳台人士等来华访问,均由国际合作与交流处负责向上级有关部门申报;
3、学校各部门邀请国外或港澳台人士或代表团来校参观、考察、访问、讲学、合作科研和参加会议等,应在外宾来校前一个月向国际合作与交流处提交申请报告,详细说明来访团组或个人来校目的、时间、费用来源等,并提供背景材料(姓名、性别、国籍、护照复印件、学历与学位、专业职称、工作单位、学术成果、联系地址、电话、传真等);先由部门主管领导签字同意,盖章后交国际合作与交流处,由国际合作与交流处经请示校领导同意,报上级主管部门审批。
4、拟邀请来校的国(境外)来宾需我校出示相关文件办理来华签证的,校内邀请单位需提前一个半月向国际合作与交流处提供以下材料:姓名、性别、国籍、出生日期、护照复印件、学历与学位、专业职称、工作单位、学术成果、来访事由、停留期限、联系方式(地址、电话、传真等);
5、由其它单位接待,到我校顺访的外宾,由各聘请部门写报告,并附接待计划或公函,交国际合作与交流处报分管校长审批后备案;
6、聘请国外或港澳台人士为学校客座教授、名誉教授等归口人事处管理,并将被聘用者的简历和背景资料交由国际合作与交流处备案;
7、未经国际合作与交流处同意,私自接待国外或港澳台人士的,相关部门或人员责任自负。
三、外事接待工作程序
1、学校接待的校际交流项目,对于拓展我校与国外各知名院校的长期友好关系有着重大意义。各部门应给予大力支持,积极配合相关的学术交流及参观、访问、讲学活动。
2由学校邀请或政府部门下达或横向校级顺访我校国(境)外代表团,由国际合作与交流处负责接待,接待费用由学校承担
3校际交流项目但由相关部门具体承担交流任务的国(境)外代表团,由相关部门负责接待,接待费用由相关部门承担
4、各部门邀请的国外或港澳台人士来校访问、参观、讲学的专家学者,原则上由各部门自行接待,接待费用由相关部门承担,国际合作与交流处进行政策把关,需校领导出面的,需提前报请。
5、承担国(境)外代表团接待工作的各部门须做好以下工作:
1)拟出接待计划(包括日程安排,接待地点和经费预算及来源等),并提前交国际合作与交流处;
2)确定会谈内容、会谈方式、会谈主持人和其它参加人;
3)事先联系好参观事项,国(境)外代表团用车不允许使用社会车辆;
4)做好接待工作记录;
5)国(境)外代表团离校后两周内,将其在校期间交流活动的图片和文字材料送交国际合作与交流处。
6、如涉及签订合作协议,须报国际合作与交流处审核。如属院系层面的合作协议,经学校领导授权,由院系负责人签署;
四、接待规格和标准
外事接待要按照上级有关规定的接待国(境)外来宾的礼仪、规格和标准进行。我校外事接待原则上采取对等原则,国际合作与交流处根据来访者的级别和重要性制定接待计划,安排有关领导和人员参加,邀请单位应协助做好工作;
由上级部门安排或学校邀请的国(境)外大学副校长及以上级别的来宾或国际知名人士、国际著名学者、国(境)外杰出校友或我校名誉教授等来访,可安排校长或副校长会见并宴请一次;院长、系主任级别或我校客座教授来访,可安排副校长会见并宴请一次;其他国(境)外来宾,原则上不安排校领导出面会见和宴请。
五、组织接待及总结
1、学校层面上的外事接待由国际合作与交流处统筹安排,邀请校领导和相关单位负责人出席;如涉及合作办学、参观、座谈、组织教师和学生听课等事宜,校内各单位应予以协助安排;
2、国际合作与交流处负责国(境)外重要来宾和代表团的接待工作,包括机场迎送、安排住宿、用车、校领导会见及宴请、参观游览和陪同等;
3、各部门邀请的国(境)外专家来访,将接待方案报送国际合作与交流处后,由各单位按照学校规定安排国(境)外专家的邀请和接待活动,国际合作与交流处可视情况派人参加;
4、外单位邀请的外宾顺访我校或参观访问,接待部门须事先报国际合作与交流处备案,并按规定安排接待活动;
5、各邀请单位必须在外宾访问结束后及时写出总结报告,并附上外宾在校活动的有关照片,两周内送交国际合作与交流处。
六、注意事项
1、来访人员在当地申请签证时如需《被授权单位签证通知表》(官方邀请函),校内邀请单位须在来访人员来华前两个月向国际合作与交流处提交《短期专家临时来访申请表》等相关材料,由国际合作与交流处统一报江苏省教育厅办理相关手续;
2、外国政要、外国使(领)馆官员以及国外传媒人员来访,须由国际合作与交流处提前报江苏省外事办公室领事专家处审批;
3、校内各单位邀请台湾地区人士来校访问或参加学术活动,须提前一个月向国际合作与交流处提供来访人员资料,由国际合作与交流处上报江苏省台湾事务办公室,获批准后才能邀请其来访。
七、本办法自公布之日起执行,由国际合作与交流处负责解释。
 
 
 
 
国际合作与交流处
港澳台事务办公室
二〇一二年六月二十五日